13 sep Roepende in de woestijn? Bijeenroepen van een AvA
Het vorige blog ging over de verdeling van de bevoegdheden tussen het bestuur en de aandeelhouders. Het bestuur heeft samengevat de dagelijkse leiding, terwijl belangrijke besluiten eerst moeten worden voorgelegd aan de algemene vergadering van aandeelhouders.
Als bestuurder van een BV dien je rekening te houden met het feit dat er bepaalde verplichtingen bestaan jegens de aandeelhouders. Zo heeft de algemene vergadering van aandeelhouders, ook wel AVA genoemd, bij veel besluiten een beslissende stem. Deze stemrechten en vergaderrechten van de aandeelhouders brengen met zich mee dat er soms een verplichting ontstaat tot oproeping van deze algemene vergadering. Dit klinkt simpel maar toch schuilen er veel formaliteiten achter het bijeen- dan wel oproepen van deze algemene vergadering. Wanneer er niet wordt voldaan aan al deze formaliteiten, kunnen er grote rechtsgevolgen optreden.
Uitnodigen van aandeelhouders
Minimaal één keer per jaar moet de vergadering van aandeelhouders gehouden worden. Maar hoe moet zo’n oproeping worden gedaan? Wie mag dit doen? Het begint eerst bij de bevoegdheid tot het bijeenroepen van de algemene vergadering, er wordt dan besloten door de bestuurders en commissarissen de vergadering te houden. Hierop volgend vindt de oproeping plaats, dat kan worden uitgelegd als de manier waarop de aandeelhouders worden bijeengeroepen. Het kan dus worden gezien als het daadwerkelijk uitnodigen van de leden van de vergadering.
Het is niet zo dat de bestuurder in zijn eentje de algemene vergadering bijeen kan roepen. Volgens artikel 2:219 BW moeten de bestuurders en commissarissen dit besluit nemen, zij zijn beiden bevoegd om de algemene vergadering bijeen te roepen. Hierbij is het wel essentieel om goed de statuten te controleren, hierin kan namelijk de bevoegdheid tot het bijeenroepen ook aan anderen zijn toegekend.
Oproeping door een aandeelhouder
Dit betekent niet dat aandeelhouders zelf nooit de vergadering bijeen kunnen roepen. Een schriftelijk verzoek tot het oproepen van de algemene vergadering aan het bestuur of de Raad van Commissarissen door een minderheidsaandeelhouder/ meerdere minderheidsaandeelhouders is mogelijk indien zij samen 1% van het kapitaal representeren. De verzoekers moeten dan wel een redelijk belang hebben bij het houden van de algemene vergadering. Hierbij dient echter een kanttekening te worden geplaatst: het verzoek tot oproeping van de vergadering kan worden geweigerd. Er bestaat dan wel de mogelijkheid voor de aandeelhouders om naar een rechter te gaan die na weigering de aandeelhouders alsnog kan machtigen zodat de vergadering toch kan worden opgeroepen. Hierbij wordt er gecontroleerd of het verzoek wel echt schriftelijk is gedaan, met ‘’nauwkeurige opgave van de te behandelen onderwerpen’’, en de aandeelhouders een redelijk belang bij de vergadering hebben. Aan de hand van deze vereisten zal de rechter dan wel de aandeelhouders machtigen dan wel de vordering afwijzen.
Wanneer je de enige aandeelhouder en bestuurder bent, is het natuurlijk niet nodig om jezelf op te roepen voor de vergadering. Er kunnen dan snel besluiten worden vastgelegd.
Termijnen
Cruciaal is dat er rekening wordt gehouden met de termijn van het oproepen. Wanneer de termijn namelijk niet wordt aangehouden, kunnen er simpelweg geen wettige besluiten worden genomen. De oproeping geschiedt minimaal op de achtste dag voor de daadwerkelijke vergadering. Ook hier is het weer essentieel om de statuten te controleren; hierin kunnen andere termijnen zijn afgesproken.
De manier van oproeping en agenda
Het oproepen van de aandeelhouders kan op twee manieren geschieden: er kan een brief of een e-mail worden gestuurd waarbij naast het noemen van de naam, woonplaats, functie en aantal aandelen per aandeelhouder ook de agenda mee gestuurd dient te worden. (artikel 2:223 BW) De agenda dient vastgesteld te worden door het bestuur of de Raad van Commissarissen, waarbij het afhangt van wie de vergadering bijeen heeft geroepen. Het meesturen van de agenda is zeker van belang; over onderwerpen die niet in de oproeping zijn vermeld kan namelijk ook niet worden beslist, tenzij, ‘’alle vergadergerechtigden ermee hebben ingestemd dat de besluitvorming over die onderwerpen plaatsvindt en de bestuurders en de commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om advies uit te brengen.’’ Uiteraard dient er gezorgd te worden dat deze oproepingsbrief ook echt de aandeelhouders heeft kunnen bereiken, waarbij gekeken moet worden of de oproep is verzonden op het adres van de aandeelhouder dat bekend is via het aandeelhoudersregister.
Gevolgen onjuiste bijeenroeping
Met het oproepen van de algemene vergadering van aandeelhouders moet er dus goed gelet worden op de procedureregels die het bijeen- en oproepen van de algemene vergadering met zich meebrengt. Het niet voldoen aan de regels voor het bijeenroepen van de AVA kan gevolgen hebben voor de rechtsgeldigheid van de genomen besluiten. Wanneer een vergadering niet op correcte wijze is verlopen leidt dit namelijk tot nietigheid of vernietigbaarheid van de besluiten die zijn genomen in de AVA. Wanneer een belanghebbende dan binnen een jaar de vernietiging vorder en de rechter wijst deze vordering toe, dan wordt aangenomen dat het besluit nooit heeft bestaan.