03 mei Vergaderrechten onder de Spoedwet Covid-19
De Covid-19 crisis heeft geleid tot diverse noodverordeningen. Deze waren primair ingegeven door de vrees bestaat voor ernstige wanordelijkheden. Een noodverordening vormt over het algemeen een ernstige inbreuk op grondrechten en wordt daarom zelden uitgevaardigd, maar dit zijn uitzonderlijke tijden. Beperking van grondrechten is echter alleen toegestaan als daarvoor een wettelijke basis bestaat. Die is gecreëerd in de een Tijdelijke wet Covid-19 (de Spoedwet), die in beginsel op 1 september aanstaande vervalt, maar waar nodig steeds met 2 maanden kan worden verlengd. De Spoedwet heeft ook gevolgen voor ondernemingen die hierna nader worden belicht.
De wet schrijft op verschillende punten fysieke vergaderingen voor voor rechtspersonen. Door de Spoedwet wordt het nu mogelijk om waar nu nog fysieke overleg-en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven, tijdelijk via elektronische middelen te communiceren.
Een vergadering is langs elektronische weg toegestaan mits:
- De algemene vergadering voor de leden langs elektronische weg is te volgen en;
- De leden tot 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid zijn schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die in de oproeping zijn vermeld.
De vragen die worden gesteld dienen, al dan niet thematisch, te worden beantwoord en de antwoorden moeten op de website worden geplaatst of anderszins elektronisch beschikbaar worden gemaakt en het bestuur moet zich inspannen om er voor te zorgen dat ook tijdens de vergadering vragen kunnen worden gesteld, maar dit alles tast niet de geldigheid aan van de genoemde besluiten indien maar voldaan is aan de hiervoor genoemde twee criteria. Voor zover er gestemd dient te worden kan dit langs elektronische weg, maar belangrijk is ook dat stemmen die op die manier voorafgaand aan de vergadering worden uitgebracht gelijkgesteld worden met stemmen die tijdens de vergadering worden uitgebracht.
Het hiervoor vermeldde uitgangspunt geldt zowel voor verenigingen (waaronder de VVE), naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen, met enkele nuances voor de naamloze en besloten vennootschap.
De Spoedwet lost daarmee een tijdelijk probleem op, maar dat kan in de toekomst wel voor problemen zorgen. Zeker indien zwaarwegende besluiten worden genomen onder de vigeur van de spoedwet, doet het bestuur er goed aan om te zorgen voor deugdelijke vastlegging van de elektronische communicatie. Enerzijds is het natuurlijk goed zoveel mogelijk kanalen te bieden om te stemmen, maar anderzijds moet er voor gewaakt worden dat de Whatsapp-berichten, SMS-berichten, Facebook-Messenger, Telegram en ga zo maar door, op ordentelijke wijze worden gedocumenteerd zodat ook achteraf -wanneer de Spoedwet al lang zijn werking heeft verloren- kan worden vastgesteld dat de stemmen zijn uitgebracht, zoals het bestuur stelt dat deze zijn uitgebracht.
Belangrijk is ook dat zelfs als de wet of de statuten dwingend voorschrijven dat een vergadering (bijvoorbeeld tot het vaststellen van de jaarrekening) binnen een bepaalde termijn moet geschieden, die termijn met vier maanden kan worden verlengd door het bestuur. Het bestuur heeft zo ook de mogelijkheid om eerst de voorzieningen op orde te brengen en de ontwikkelingen af te wachten.
De volledige Spoedwet vindt u hier: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2020/04/08/tijdelijke-wet-covid-19-justitie-en-veiligheid