25 apr Spreek altijd goed af wie precies opdrachtgever is
Een bedrijf schakelt een administratiekantoor in voor het verrichten van financiële werkzaamheden. Op enig moment komt er onenigheid over de facturen die het administratiekantoor heeft gestuurd. Dan blijkt dat deze zaak enkele interessante – en herkenbare – aspecten heeft.
Het administratiekantoor verrichtte werkzaamheden voor het bedrijf (een holding) maar ook voor twee daaraan gelieerde bedrijven. Volgens de offerte zou elk bedrijf eenzelfde bedrag (€ 3.400) per jaar betalen voor vaste financiële werkzaamheden. Het administratiekantoor factureert elk van de drie bedrijven separaat, tot er na enkele jaren een kink in de kabel komt. Het administratiekantoor stapt naar de rechtbank in de plaats waar het zelf is gevestigd, Rotterdam.
Wie is opdrachtgever?
De rechtbank moet allereerst de vraag beantwoorden wie precies de opdrachtgever is. Het administratiekantoor stelt dat de holding de enige opdrachtgever is, de holding en haar enige bestuurder stellen dat de holding en de twee bedrijven ieder voor zich opdrachtgever zijn. Het antwoord op die vraag moet blijken uit de overeenkomst (offerte) die is gesloten. Om na te gaan hoe een overeenkomst moet worden uitgelegd heeft de rechtspraak het zogeheten Haviltex-criterium ontwikkeld. Dat houdt in dat niet alleen wordt gekeken naar de taalkundige bewoordingen van de overeenkomst, maar ook naar wat partijen over en weer hebben verklaard en wat zij redelijkerwijs uit elkaars verklaringen en gedragingen mochten afleiden.
Uitleg van de overeenkomst
Deze overeenkomst is alleen ondertekend door de bestuurder, namens de holding. Dat is een aanwijzing dat de holding de enig opdrachtgever is. Echter, op het moment dat de overeenkomst werd ondertekend, hebben partijen niet concreet gesproken over wie de opdrachtgever was. Verder kunnen ook omstandigheden ná het sluiten van de overeenkomst relevant zijn voor de uitleg van de overeenkomst – zoals het feit dat er altijd separaat is gefactureerd. Uit correspondentie blijkt verder dat beide partijen (het administratiekantoor en de holding) uitgingen van verschillende vorderingen op de vennootschappen. Kortom, oordeelt de rechtbank, de overeenkomst bevat aanwijzingen dat de holding de enige opdrachtgever is, maar uit het handelen van partijen na het sluiten van de overeenkomst blijkt dat er drie separate opdrachtgevers waren. Die feitelijke gang van zaken weegt het zwaarst, vindt de rechtbank. Hieruit blijkt immers het meest concreet wat partijen in de loop van de jaren hebben bedoeld.
Gewoon betalen
Nu bekend is wie opdrachtgever is, kan deze ook worden aangesproken op de niet-betaalde factuur. De holding wilde op een bepaald moment niet meer betalen omdat zij klachten had over de dienstverlening van het administratiekantoor. Maar omdat de holding dit niet onderbouwt en ook niet aangeeft dat zij daardoor schade heeft geleden, gaat de rechtbank aan dat verweer voorbij: de holding moet de factuur betalen, inclusief de wettelijke handelsrente.
Hoofdelijk aansprakelijk
Bij een ander bedrijf speelt de vraag: wíe moet precies betalen, het bedrijf of haar bestuurder (dezelfde persoon als de bestuurder van de holding). Uitgangspunt is dat alleen een vennootschap aansprakelijk is voor de nakoming van haar verplichtingen tegenover een schuldeiser, niet haar bestuurders en aandeelhouders. Maar als een bestuurder onrechtmatig heeft gehandeld tegenover de schuldeiser kan dat anders zijn. Dit bedrijf werd ontbonden toen het administratiekantoor er nog voor werkte. Daarbij is het pand van het bedrijf verkocht en het bedrag is overgemaakt naar de holding. Met andere woorden, zegt het administratiekantoor: de bestuurder heeft het bedrijf leeggehaald en biedt nu geen verhaal meer. Die bestuurder beroept zich op een betalingsregeling – op basis waarvan hij slechts een deel van de factuur hoefde te betalen – maar daarmee was het administratiekantoor niet akkoord gegaan, en dat zou de bestuurder moeten weten. Zelfs met die kennis heeft hij vermogensbestanddelen naar zijn holding overgeheveld en daarna het bedrijf ontbonden. Dat is onrechtmatig jegens het administratiekantoor, oordeelt de rechter. Daarmee zijn de holding en de bestuurder hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de factuur.
Leeggehaald
Ook het tweede bedrijf onder de holding (met weer dezelfde bestuurder) werd ‘leeggehaald’ en ontbonden, waarna de factuur van het administratiekantoor niet meer werd betaald. Maar hier krijgt het administratiekantoor geen gelijk van de rechtbank: het heeft onvoldoende onderbouwd dat sprake is van een causaal verband tussen het leeghalen van het bedrijf en de schade van het administratiekantoor. Het is de rechtbank niet duidelijk dat het administratiekantoor wel zou zijn betaald als het bedrijf niet was leeggehaald, juist omdat ook een derde partij een grote vordering had op het bedrijf. Nu het bedrijf is ontbonden, krijgt het administratiekantoor haar factuur niet meer betaald.
Incassokosten
Dan is er nog de kwestie over de vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten. Volgens de algemene voorwaarden van het administratiekantoor betreft dat 15 procent van de hoofdsom. Maar gelden die algemene voorwaarden wel? De holding vindt van niet: zij heeft de algemene voorwaarden niet kunnen inzien, luidt het verweer. Het staat volgens de rechtbank niet vast dat het administratiekantoor haar algemene voorwaarden op enig moment aan de holding ter hand heeft gesteld – dat is wel een wettelijke eis. Nu die zekerheid er niet is, gelden de algemene voorwaarden niet en dus ook niet de daarin opgenomen regeling over incassokosten. Wel kunnen incassokosten in rekening worden gebracht zoals gelden op basis van de wet, maar dat is een lager percentage dan 15.