11 mei De boekhoud- en deponeringsverplichting tijdens de Corona-crisis
De Corona-crisis heeft geleid tot diverse noodverordeningen die zijn vervallen ten gunste van de Tijdelijke wet Covid-19 (de Spoedwet), die in beginsel op 1 september aanstaande vervalt, maar waar nodig steeds met 2 maanden kan worden verlengd.
Zoals in een eerdere blogpost geconstateerd is, dient er volgens bepaalde termijnen een jaarrekening opgesteld, vastgesteld en gedeponeerd te worden. Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening is een strafbaar feit, en bij niet-tijdige deponering staat vast dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld en vormt dit vaststaande onbehoorlijke bestuur een weerlegbaar bewijsvermoeden dat dit een belangrijke oorzaak is van het faillissement. Het niet voldoen aan de termijnen heeft dus verstrekkende gevolgen. Hoe wordt hier dan nu tijdens corona mee omgegaan?
De Spoedwet maakt ook mogelijk dat het bestuur de termijn voor het opmaken van de jaarrekening kan uitstellen. Het bestuur kan de termijn voor het houden van een algemene vergadering verlengen met maximaal vier maanden indien het voor de rechtspersoon niet mogelijk is om de algemene vergadering op elektronische wijze te organiseren. Het opstellen van de jaarrekening kan worden verlengd met maximaal vier maanden (voor verenigingen en coöperaties) of maximaal vijf maanden (voor NV en BV). De verlengingsmogelijkheid van de algemene vergadering, zoals deze bestaat in de normale keten van opstellen, vaststellen en deponeren, is dan niet meer van toepassing.
Bovendien bepaalt de wet dat het niet-tijdig deponeren van de jaarrekening geen onbehoorlijke taakvervulling van het bestuur kan opleveren indien ‘’dat te wijten is aan de gevolgen van de uitbraak van COVID-19.’’.
Maar zo eenvoudig is dit niet. De Parlementaire Geschiedenis vermeldt dat “Indien ten gevolge van het uitstel van een algemene vergadering of door andere oorzaken die een gevolg zijn van COVID-19, de termijnen voor het deponeren van de vastgestelde jaarrekening niet worden gehaald, kan dit ertoe leiden dat de jaarrekening niet tijdig kan worden gedeponeerd. Daarvan kan ook sprake zijn als ten gevolge van het virus de jaarrekening niet kan worden opgesteld of kan worden gecontroleerd door een accountant.”
Het bestuur zal echter dienen aan te tonen jegens de curator dat het niet tijdig vaststellen en deponeren van de jaarrekening ook het gevolg is van de COVID-19 crisis. Dat betekent dat het bestuur er goed aan doet deugdelijk te documenteren waarom de onmogelijkheid van vaststellen en deponeren zich voordeed. De vraag is of door het toegestane gebruik van elektronische communicatiemiddelen het bestuur wel slaagt in deze bewijslast, of dat deze bepalingen van de Spoedwet uiteindelijk een dode letter blijken te zijn. Het lijkt er toch op dat een algemene verwijzing naar de COVID-19 crisis een wat te eenvoudige benadering is die het bestuur zeker niet disculpeert. Zeker gelet op de mogelijkheid van een algemeen uitstel van vier, danwel vijf maanden maximaal lijkt het bestuur genoegzaam mogelijkheden te hebben. Dat lijkt vooralsnog slechts anders bij grotere, accountantscontroleplichtige ondernemingen, waar de accountant fysiek onderzoek dient te doen. De regeling lijkt dus tegemoet te komen aan de problemen van vennootschappen, maar legt een behoorlijke drempel neer.
Overigens brengt de Spoedwet geen wijziging in de verplichting van het bestuur om boek te houden. Ook niet als dit normaliter wordt overgelaten aan een externe accountant of boekhouder, of de interne boekhouder niet fysiek toegang heeft tot de administratie. Ook gedurende de COVID-19 crisis dient iedere ondernemer te voldoen aan de eisen van art. 2:10 BW en “is het bestuur verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.” Voor het antwoord op de vraag of de boekhouding voldoet aan de daaraan te stellen eisen kunnen ook andere elementen daarvan van belang kunnen zijn dan de debiteuren- en crediteurenpositie en de stand van de liquiditeiten, maar in ieder geval staat vast dat het bestuur steeds een globaal inzicht dient te hebben en te houden op de stand van de debiteuren, crediteuren en de stand van de liquiditeiten. (HR 11 juni 1993, NJ 1993/713 (Brens q.q./Sarper) en HR 10 oktober 2014, NJ 2014/456 (Rosbeek q.q./Rademakers c.s.))
De volledige Spoedwet vindt u hier: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2020/04/08/tijdelijke-wet-covid-19-justitie-en-veiligheid